coachs avec une foule derrière

Les 3 Points Clés pour créer un Événement

Sommaire :

I – Mettre en place l’événement

Si vous êtes instructeur Zumba ou si vous souhaitez créer un événement en collaboration avec des personnes diplômées ou si vous cherchez simplement un événement de qualité pour vous amuser, il est possible que vous rencontriez certaines difficultés lors de l’élaboration et de l’organisation de la Masterclass.

Mise en place

L’élaboration comporte des points essentiels à connaître. L’attention doit se porter dans un premier temps sur la faisabilité, connaître l’endroit qui accueille l’événement (intérieur, extérieur), connaître la capacité précise d’accueil du public et si il répond aux normes de sécurité. Renseignez-vous également sur les instructeurs Zumba que vous voulez pour l’animation de l’événement ? Pensez à ajouter des lumières et/ou de grandes affiches pour générer plus d’ambiance.

Listez les besoins techniques ; un système son adéquat à l’espace dont vous disposez et une estrade (hauteur et largeur à définir) selon le nombre de participants. Cette préparation est primordiale au bon déroulement de l’événement.

Comment préparer une affiche

Étape fondamentale pour démarrer la communication autour de la manifestation, l’affiche constitue une base importante qui vous met en lien avec les participants.

Si vous ne disposez pas du budget nécessaire à la création de cette dernière par un professionnel, plusieurs logiciels vous permettent de la faire vous-même:

CANVA

Faire une affiche, logo sur le site internet Canva est possible. Simple et intuitif, vous pouvez créer des affiches facilement et rapidement. Il propose plusieurs choix de modèles pour vos créations et de polices à y associer. Canva est gratuit à la création et au téléchargement de votre contenu (certaines photos peuvent être payantes).

Photoshop

photoshop pour créer une affiche zumba

Une affiche sur le logiciel payant Photoshop? Sa simplicité d’utilisation permet d’utiliser des photos, les retoucher, les améliorer, les mettre en valeur pour obtenir une belle affiche. Photoshop propose beaucoup de polices d’écriture qui soignent votre publicité. Ce logiciel est payant à hauteur de 143.14€ par an. Le coût peut paraître important mais si vous en avez besoin fréquemment, n’hésitez pas à investir dans Photoshop.

Gimp

logo gimp pour créer des affiches zumba

La solution de substitution à Photoshop est la suivante, Gimp.

Il est moins efficace mais propose des services similaires à ceux de Photoshop qui permettent de créer votre affiche. Point positif, le logiciel est totalement gratuit. 

II – Communication autour de l’événement

Attelez-vous ensuite à la partie la plus importante, la communication. C’est grâce à elle que vous allez avoir du monde à votre événement.

Parlez-en autour de vous, à vos cours, à vos ami(e)s pour donner envie et créer la première étincelle.

Réseaux sociaux

réseaux sociaux pour générer de l'activités sur des événements zumba

La promotion sur les différents canaux de communication est une étape importante. Elle définit la portée de la manifestation Zumba. Générant des interactions autour de l’événement, les moyens mis à disposition par ces derniers donnent la possibilité de transmettre des informations régulièrement.

Si vous disposez de peu de temps, œuvrez pour concevoir une seule affiche avec toutes les informations nécessaires en rappelant fréquemment les données. Si vous avez la possibilité de réaliser en avance les affiches, scindez et épurez les données que vous transmettez. Vous pouvez dans un premier temps créer une affiche indiquant la date, le lieu et les instructeurs présents pendant la Masterclass afin que tout le monde puisse se rendre disponible pour votre événement. Dans un second temps, rappelez les informations données précédemment en ajoutant l’heure, la durée et le tarif. Étayer vos informations pour garantir des messages clairs et précis.

Blogs et sites INTERNET

La présence sur les blogs et les sites internet développe la connexion avec d’autres publics et propage d’avantage votre communication.

Photos et vidéos

Partager sur tous les supports connus ( Facebook, Instagram, Twitter, … ) votre affiche,vos photos, vidéos ou montage vidéo des précédents événements que vous avez organisés.

Partenariats

Utilisez ou développez votre réseau auprès de partenaires qui permettent la promotion de votre événement, encadrer la manifestation grâce à un soutien humain ou matériel.

III – Organisation Interne

Communication entre les instructeurs

La mise en place d’un lien entre les acteurs de la manifestation Zumba à une réelle importance. Elle nécessite de prêter attention à 4 points essentiels : Assurer la sécurité du public, le déroulement de l’événement, définir les chorées entre les instructeurs, les petites touches personnelles (vestimentaire, dress code …)

Assurer la sécurité

Garantissez le bon fonctionnement de l’événement grâce à la définition de l’espace utilisé en respectant les règles liées à l’accueil d’un public.

Déroulement de l’événement

En aval, les intervenants se doivent de mettre en commun les chorégraphies qu’ils reproduisent ensemble sur scène. Mettre en scène et collaborer sont des facteurs importants, ils impactent directement le bon déroulement de la manifestation. Si vous faites un Masterclass payant, définissez les modalités de règlements pour vous alléger le jour J.

Le jour J, il faut d’abord accueillir le public. Un bon instructeur est souriant, dynamique et ouvert aux autres.

Vous devez disposez de supports pour la musique, dernier « check » de la playlist, et c’est parti.

Fin de l’événement

Partagez les événements à venir, et remerciez tout les participants.

Votre commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l’aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s